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Digitalização de Processos

Nós buscamos digitalizar nossa operação com produtos e serviços digitais. Por isso, implementamos o projeto Paper Less, que tem como objetivo reduzir o consumo e armazenamento em papel em todas as nossas áreas.

Alinhados com a digitalização de nossa operação e com os produtos e serviços digitais que oferecemos aos nossos clientes, implementamos o Projeto Paper Less, que busca reduzir o consumo e o armazenamento de papel em todas as áreas da Companhia. Dessa forma, usamos as próprias tecnologias desenvolvidas em nosso negócio para diminuir o impacto ambiental.

A proposta do Paper Less é reduzir nossa impressão de documentos em até 70% entre 2014 — ano das primeiras iniciativas de digitalização de documentos — até 2021, diminuindo o número de folhas impressas de 4,4 milhões para 1,3 milhão. O projeto envolve todas as operações da Companhia, desde os processos administrativos até as lojas e vendas B2C e B2B, incluindo também operações terceirizadas e alguns fornecedores.

Ao mesmo tempo, o Projeto traz uma contrapartida inédita no setor das telecomunicações: o plantio de árvores nativas da Mata Atlântica em uma área de reflorestamento no interior de São Paulo. Esse plantio é produto de uma parceria com a Fundação SOS Mata Atlântica, entidade que será responsável pela manutenção e monitoramento da área reflorestada. Dessa forma, além de reduzir os impactos ambientais relacionados ao consumo de papel, os contratos digitais também contribuirão com o reflorestamento de espécies nativas. O Projeto Paper Less se estrutura em três frentes:

Frentes do Projeto Paper Less

A primeira frente teve início ainda em 2014 e propõe digitalizar os contratos assinados com clientes B2C e B2B a partir da substituição dos documentos em papel nas lojas, por versões digitais em tablets e smartphones. Por meio da ferramenta, o cliente pode digitalizar seus documentos e criar uma assinatura biométrica para aceite no contrato.

Ao final do processo, uma cópia do contrato digital fica armazenada em um repositório da Telefônica e o cliente recebe uma cópia do documento em seu e-mail.

Atualmente, os contratos digitais são empregados em todas nossas lojas, revendas e autorizadas. Em 2018, esses materiais também passaram a ser empregados na assinatura de documentos administrativos, nas contratações de RH e em contratos com fornecedores.

Somente em 2018, realizamos a assinatura de 11 milhões de contratos digitais, resultando na economia de 56 milhões de folhas de papel. Desde o início do Projeto, foram economizadas 133.789.740 folhas.

Folhas de papel economizadas com os contratos digitais (milhões)

Na frente de digitalização de contratos, a parceria com a SOS Mata Atlântica prevê o plantio de uma árvore nativa para cada 23 mil folhas de papel economizadas por meio dos contratos digitais.

No primeiro semestre de 2018, a Companhia adiantou o plantio das mudas referentes aos contratos que estão previstos para serem digitalizados até o final do projeto, resultando no plantio de 24 mil árvores, distribuídas em uma área de 9,6 hectares, o equivalente a dez campos de futebol.

Já a segunda frente prevê digitalizar documentos antigos oriundos de diversas áreas da Companha, reduzindo seus arquivos em papel das atuais 550 mil caixas para 50 mil até 2022.

Os documentos começaram a ser analisados, catalogados e digitalizados em novembro de 2018. Caso a área de origem autorize seu descarte, os materiais serão transformados em papel picado e vendidos para reciclagem. O valor arrecadado com a venda será revertido para o plantio de mudas em parceria com a SOS Mata Atlântica.

Cada documento digital gerado passa por uma pré-autenticação em cartório, garantindo sua validade legal, e é submetido a um registro em blockchain, técnica digital que protege contra adulterações ao longo do tempo e dá segurança às informações.

O processo é acompanhado pelas áreas jurídica e regulatória, pois, em alguns casos, os documentos em papel não podem ser descartados por questões de compliance.

A terceira frente, de gestão especializada da impressão, terá início em abril de 2019, com um novo contrato de outsourcing da impressão, que prevê uma gestão terceirizada e especializada dos equipamentos, gerando mais eficiência e reduzindo os custos e o volume de impressões. Como contrapartida do contrato com o novo fornecedor, a Telefônica propõe o plantio de 5 mil árvores nativas por ano. Até o final do contrato de cinco anos, serão 25 mil mudas plantadas.

Durante o ano, implementamos uma série de iniciativas para reduzir o consumo de energia de nossas operações. Por meio do SUSI (Sistema Unificado de Suporte à Infraestrutura), que monitora e automatiza nossos sistemas de infraestrutura, economizamos 8.089 GJ em 2018 (saiba mais na página 32). Já o projeto Power Saving Features, que busca reduzir o consumo de energia de nossa rede nos momentos com menor tráfego de dado, colaborou com a redução de 8.119 GJ em nosso consumo durante o ano.